HelloAsso dans un club de football : dans quels cas l’utiliser ?
HelloAsso : comment l’utiliser dans un club de football ?
HelloAsso permet à une association de gérer une inscription en ligne, du formulaire au paiement, avec les informations et documents nécessaires. Pour un club de football, une famille peut donc renseigner les informations demandées et payer en ligne. 100 % du montant demandé est reversé au club, sans frais ni commission.
L’USAGE LE PLUS COURANT
Dans les clubs où je l’ai vu, HelloAsso est surtout utilisé pour les paiements liés aux événements et à la vie du club, ou pour créer une boutique en ligne.
L’Avenir Sportif de Ruaudin propose par exemple une boutique permettant aux familles de commander directement différents produits du club et de les payer en ligne.
Pour un tournoi, un stage, un repas ou une soirée, le principe est similaire : le club crée sa page, indique les tarifs et les participants peuvent s'inscrire et payer à distance.
PAYER SANS REVENIR
Le premier intérêt est de permettre un paiement à distance.
Une famille peut s’inscrire au club, rentrer chez elle et payer plus tard. Elle n’a pas besoin d’attendre une permanence ni de revenir uniquement pour effectuer son règlement.
Le même principe fonctionne pour un second versement ou un solde restant. Une fois le dossier créé, les prochains paiements peuvent être demandés en ligne.
Cela ne fait évidemment pas disparaître le chèque, les espèces ou le virement. HelloAsso ajoute simplement une possibilité supplémentaire.
DEUX ORGANISATIONS
Pour les licences, plusieurs organisations sont possibles.
Le club peut créer directement une campagne avec ses différentes catégories et leurs tarifs. C’est par exemple ce que propose le LSF Football, avec ses différentes licences accessibles directement en ligne.
Le club peut aussi conserver un premier rendez-vous pour accueillir la famille et vérifier le dossier, puis proposer le paiement en ligne une fois l’inscription validée.
Pour se financer, HelloAsso propose au payeur d’ajouter une contribution au montant demandé par le club. Cette contribution reste facultative et peut être modifiée ou supprimée avant le paiement.
D’AUTRES USAGES
Même sans utiliser HelloAsso pour les licences, un club peut donc s’en servir pour un tournoi, un stage, un repas, une soirée ou une campagne de dons.
La billetterie et la boutique permettent également de vendre des entrées ou des produits sans devoir encaisser chaque paiement au club.
Le partenariat entre HelloAsso et la Ligue de Football Nouvelle-Aquitaine montre d’ailleurs bien cette diversité d’usages : adhésions, billetterie, boutique, dons, etc. Voir le partenariat LFNA / HelloAsso.
LA LIMITE DES CAMPAGNES
Une campagne HelloAsso fonctionne bien lorsque le club propose quelques tarifs communs à tous ses membres.
Elle devient moins pratique lorsque le montant dépend de chaque licencié. Une réduction familiale, une aide, des frais de mutation, un acompte ou un premier paiement en espèces peuvent faire varier le montant réellement dû.
Demander à la famille de retrouver elle-même la bonne formule ajoute alors un risque d’erreur. Le bénévole doit ensuite rapprocher le paiement HelloAsso des règlements reçus par d’autres moyens.
HelloAsso encaisse le paiement. Il ne connaît pas, à lui seul, le dossier administratif complet ni le montant individuel calculé par le club.
TOUT RELIER DANS JOPPRA
C’est autour de cette limite que j’ai connecté la partie Administration de JOPPRA à HelloAsso.
JOPPRA peut rassembler tout le parcours d’inscription au même endroit : les informations demandées, la photo, les pièces à transmettre, le paiement et les documents à consulter ou à signer, comme le règlement intérieur, les chartes ou l’engagement du licencié.
Le club peut continuer à enregistrer les paiements reçus par chèque, en espèces ou par virement. JOPPRA connaît alors le montant réellement dû et demande à HelloAsso uniquement le solde restant.
Une fois le paiement confirmé, il est rattaché au dossier administratif et peut alimenter le suivi comptable sans nouvelle saisie.
HelloAsso encaisse le paiement. JOPPRA conserve la cohérence entre l’inscription, les documents, les validations et ce qu’il reste à payer.